Selvledelse

bjornhopland
Skrevet av Bjørn Hopland (daglig leder, Smart Endring AS)
Bjørn er gjesteblogger her på KontorTek.no, samt samarbeidspartner ifm kurs og opplæring innen Microsoft Office365 og Skype for Business.

3 ting du kan gjøre for å sikre fokus på viktige arbeidsoppgaver og unngå å bli avbrutt hele tiden

Mangel på fokus og konsentrasjon hindrer mange å fullføre planlagte oppgaver på jobben.

Prat med kolleger, lyder og varsler fra telefon og PC, samt sjekk av sosiale media og andre private aktiviteter gjør at de har problemer med å fokusere på arbeidsoppgavene sine. Noen blir også avsporet av egne tanker og bekymringer. Du har laget den perfekte plan for uken som kommer. Likevel står du igjen med mange av de planlagte oppgavene når uken er over.

Hva hindrer fokus og gjør at vi sporer av planen?

Har du kommet deg over det første hinderet som faktisk er å ha en plan er det det andre hinderet å holde fokus på oppgavene og ikke la seg distrahere og avspore.

I følge en undersøkelse fra Virgin Pulse sier 45% av de spurte at avbrytelser fra epost, meldinger og diverse lyder og varsler fra telefon og PC gjør at de har vanskelig for å fullføre oppgavene de arbeider med. En tredel sier trangen til å holde seg oppdatert på sosiale media, nyheter og diverse private gjøremål går ut over fokus på arbeidsoppgaver. Men det som de fleste sier, over halvparten av de spurte, er at unødvendige avbrytelser fra kolleger, eller at de selv avbryter andre med prat avsporer dem fra å bli ferdig med de planlagte oppgavene.

Virgin forbinder mange med Richard Branson og Virgin Atlantic, og Virgin Pulse er en del av det samme konsernet. De arbeider med helse så derfor er deres løsning på fokus-problemet bedre helse 🙂 som trening, kosthold og nok søvn. Det er nok et godt grunnlag, men hva kan vi ellers gjøre når vi har den helsa vi har?

For det første må vi ha en plan for hvilke oppgaver vi skal gjøre. Ellers har vi jo ikke noe å bli avsporet fra. Det kan være en overordnet plan og et sterkt ønske om å gjennomføre denne.

Tre mentale grep du kan ta for å nå dine mål og være mer fornøyd med deg selv i 2019

Deretter trenger vi en mer konkret plan for hva vi har tenkt å gjøre i dag, i morgen og neste uke basert på prioriteringene i den overordnede planen. Uten denne blir vi lett avsporet og arbeider for mye med oppgaver som kanskje ikke er høyeste prioritet, men som noen synes haster, er viktige for dem, og med det som måtte havne i vår Innboks.

Er du alltid busy på jobben? Full kalender og likevel føler du ikke at du får gjort alt du vil?

Du har planen klar, hva nå? Neste utfordring er å holde fokus på planen og ikke la seg avspore. Her må vi være realistiske. VI kan ikke låse oss inn på et rom, slå av telefon og epost for å unngå å bli avbrutt. I alle fall ikke hele tiden. Vi må ta med i planen at vi ikke kan være 100% fokusert og produktiv hele tiden og at andre også kan være avhengige av oss for å gjøre sine oppgaver.

3 grunner til at du ikke har så mye tid som du tror

Å sikre fokus på planlagt arbeid og unngå avsporinger er ikke enkelt og det avhenger i stor grad av selvdisiplin. Det finnes ingen magisk løsning på det dessverre, men det er noen grep du kan ta for å gjøre det lettere for deg selv.

3 ting du kan gjøre for å sikre fokus på viktige arbeidsoppgaver

1. Unngå å påføre deg selv distraksjoner og avbrytelser.

Slå av lyder og varsler på PC og telefon. Bestem selv når du vil behandle ny epost i Outlook. For hvordan, se Hvordan i all verden kan du jobbe effektivt når du blir avbrutt av ny E-post hele tiden? Nå unngår du at det popper opp flagg når du sitter på PC og skriver på et viktig dokument eller er mitt i en kalkyle.

Slå også av epostvarsler på telefonen. De er like forstyrrende for konsentrasjonen. Slå av bannere og lyder. Behold gjerne visning av antall uleste på appsymbolet så kan du sjekke om det er ny epost innimellom uten å åpne epostappen.

2. Blokker tid i kalenderen for større oppgaver

Ta kontroll over tiden din neste uke. Om ikke du tar kontroll over din kalender er det nok av andre som gjerne gjør det. Beskytt noe av tiden din neste uke ved å gjøre avtaler med deg selv i kalenderen der du planlegger å arbeide uforstyrret. Finn gjerne også et avsidesliggende møterom, eller jobb hjemme om du kan.

Tips! Mange har åpne kalendere der kollegene kan se hvilke avtaler du har. Når du lager en avtale med deg selv, ikke skriv egentid, tid til mail eller lignende. Det blir i liten grad respektert. Skriv en reell oppgavetekst i kalenderavtalen som andre forstår er viktig.

3. Ikke gjør det lett for kolleger å avbryte deg

Telefonen er lettest å håndtere. Den kan du la være å ta. Evt. kan du svare med melding «ringer deg senere» eller andre standardmeldinger som ligger inne i telefonen. Det er verre å komme unna om en kollega kommer bort til deg og spør «Har du 5 minutter?» Du vet jo at det ikke blir 5 minutter, men en halv time…

Hva gjør du? Om du ikke har en plan i det øyeblikket er du sjanseløs. Da sier du OK, og det du hadde planlagt å gjøre forsvinner ut vinduet.

Derfor må du øve inn et svar på forhånd. For eksempel, «akkurat nå har jeg noe jeg må få ferdig, men om en time kan jeg ta en prat. Er det OK?», eller «Kan jeg komme tilbake til deg når jeg er ferdig med det jeg jobber med nå. Det er noen som venter på dette.» Og jeg mener det bokstavelig når jeg sier at du må øve på det, for det er ikle lett når kollegaen eller kanskje sjefen står foran deg.

Du trenger ikke å ha dårlig samvittighet for å gjøre dette. Det er en fordel for både kolleger og sjefen at du får gjort dine arbeidsoppgaver. Tenk på det neste gang du må prioritere egne arbeidsoppgaver og ikke la noen avbryte deg i arbeidet.

Ressurser som kan hjelpe deg

For å raskt ta kontroll over tiden og gjøre det enklere å prioritere, sjekk ut Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egne hverdag
For individuell hjelp og støtte, vurder Smart mentorprogram for bedre resultater med mindre stress for deg selv.
Er dere en avdeling/gruppe som vil lage en solid plan for å nå egne og felles mål kan workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid hjelpe dere å oppnå dette.