Å veksle mellom ulike prosjekter, fokusgrupper og daglig jobb er som å sjonglere med egg

Andelen arbeid som gjennomføres som prosjekter øker stadig og mange er med i flere prosjekter, fokusgrupper, faggrupper og andre aktiviteter som forutsettes prioritert mot annet daglig arbeid i den rollen man har i organisasjonen. Det gjør at vi må kunne håndtere mange typer oppgaver til forskjellige tider. Har du et bra system for det? Hvis ikke kan vil du få noen forslag her. Utfordringen med å sjonglere prosjektoppgaver, egne

Hvorfor du ender opp med en lang liste ugjorte oppgaver, og hva du kan gjøre med det

Mange av oss er tidsoptimister og har ikke alltid et realistisk bilde av hvor lang tid en oppgave tar. Dette kaller vi planleggingsfellen. Begrepet planleggingsfellen (The planning fallacy) ble introdusert av nobelprisvinner Daniel Kahneman og Amos Tversky in 1979. Fenomenet oppstår uavhengig av din tidligere erfaring av hvor lang tid en aktivitet tar. Jo flere deler en oppgave består av, jo større er sannsynligheten for at en eller flere av delene

Outlook “Innboks med fokus” gjør mange regler overflødige

Jeg har i en årrekke brukt regler i Outlook for å sortere eposten automatisk før jeg behandler den. På den måten har jeg kunne være trygg på at jeg behandler den viktigste eposten først og den mindre viktige senere. Noen har tatt i bruk regler, men det har nok vært for de spesielt interesserte og ikke så tilgjengelig for alle. Derfor har Microsoft jobbet med å finne en løsning for automatisk sortering av eposten som ikke krever manuelt oppsett, men der Outlook selv finner ut hva

Det vi glemmer når vi flytter epost over til Teams

Jeg har holdt Smart bruk av Outlook kurs i mer enn 5 år nå og brukt Outlook siden starten for ca. 15 år siden. Nå om dagen blåser det en sterk Teams-vind i mange virksomheter som vil erstatte epost med Teams-meldinger. I noen miljøer startet dette tidligere med bruk av Slack som meldingsverktøy. Det har jeg også brukt i mitt arbeid for et fransk selskap. I dette, og andre virksomheter i Frankrike har dette gått så langt at de totalforbyr bruk av epost internt!

Se hvordan du kan gjennomføre ledermøtet eller avdelingsmøtet på halve tiden!

Det er et sterkt press om dagen til å redusere tiden man bruker i møter fordi mange opplever mye av møtetiden som bortkastet. Jeg har opplevd mange ganger i ukemøter, månedsmøter og prosjektmøter at mye av tiden går med til statusoppdateringer og informasjon og det blir lite tid igjen til å diskutere viktige saker, dele ideer og få tatt viktige beslutninger. Hvorfor ikke la deltakerne lese informasjonen og gjøre

Må vi vente på at ledelsen skal bestemme, eller kan du bestemme dine arbeidsverktøy selv?

Den største utfordringen med den digitale arbeidshverdagen er ikke å mestre funksjoner og teknologi, men å endre vaner og kultur for å arbeide, samarbeide og kommunisere på nye måter. Jo større deler av organisasjonen som blir påvirket, jo vanskeligere er det. Derfor er det viktig å ta beslutninger om verktøy og arbeidsform på riktig nivå. Det er ingen grunn til at arbeidsformer

Du kan ikke kjøpe effektive møter og godt samarbeid

I en organisasjon jeg har jobbet med over tid viste en undersøkelse at lederne brukte i gjennomsnitt 40% av tiden sin i møter. Samtidig jobbet de stadig kvelder og i helger fordi epost og annet arbeid hopet seg opp. Mye av dette relatert til forberedelser og oppfølging av møter. En dag bestemte de seg for at de ikke kunne fortsette på den måten og bestemte seg for at de ville jobbe smartere og mer effektivt. De etablerte en digital møtebok for ledergruppen i OneNote.

Hjelp! Jeg har blitt innkalt til Teams-møte. Hva gjør jeg?

Mange har brukt Skype for Business til møter i mange år både med kolleger og eksterne deltakere. I disse dager oppdager flere og flere små og mellomstore virksomheter at de blir “oppgradert” til Microsoft Teams. Dette gjelder Office 365 kunder som bruker Skype for Business online til chat og nettmøter. Kanskje du ikke inviterer til så mange nettmøter selv, men deltar i møter andre kaller inn til? Da vil du plutselig oppdage at du blir innkalt til Teams-møte og ikke til Skype-møte.

Presenter PowerPoint i møtet som en proff!

Du planlegger å bruke 20 minutter på presentasjonen, men den før deg gikk over tiden så nå har du bare 10 minutter. Hva gjør du da? Snakker veldig fort slik at ingen får med seg det du sier, eller kutter du ut noen lysbilder? Om du blar fort forbi noen lysbilder blir folk forvirret og lurer på hva de gikk glipp av heller enn å konsentrere seg om det du sier. Ved å bruke presentasjonsvisning kan du unngå dette. I tillegg må du være forberedt slik at du har tenkt igjennom hva du vil kutte

Hvordan skrive epost med militær presisjon og vinne Innboks-slaget

Hvor mange leser all epost de får? Når jeg kikker over skulderen til deltakerne på mitt Smart bruk av Outlook kurs er det åpenbart at mange ser på Innboksen som en nyhetsstrøm i Facebook. Det renner inn så mye at det er fort gjort å overse en epost du har sendt til noen og som du mener de burde prioritere å behandle. For å gjøre det lettere for mottakeren å gjøre de riktige valgene i Innboksen innfører en del organisasjoner en epostpolitikk som sier at du skal skrive