Av Jan Slåtto-Jensen
Daglig leder, KontorTeknologi AS

Måten vi jobber og samarbeider på, formes på nytt

Etter 4-6 uker med hjemmekontor og stengt barnehage, har både arbeidstakere og -givere plutselig blitt tvunget til å tenke nytt. Endel ledere føler at de mister oversikt og kontroll, samtidig som en generell og stor usikkerhet har fått et solid fotfeste. Produserer vi minst like mye som “normalt”? -Min påstand er et stort JA!

TIDSTYVER

Selvom majoriteten jobber hjemme ifra, mange med småbarn på fanget – er min sterke påstand at minst like mye blir produsert og tatt hånd om. Jeg har snakket med flere ledere som er redd for at selskapet blir mindre effektivt og at de taper store penger, fordi man tror at produksjonsevnen daler – når medarbeidere jobber fra «kjøkkenbenken».

Påstanden min begrunner jeg på følgende måte:

Arbeidstakere er ansvarsbevisste mennesker, som jobber det de kan – og enda litt til, for å holde hjulene i gang. De vil vise at de er i stand til å levere og de er, ikke minst, svært interessert i å beholde jobben sin (spesielt i den situasjonen og tiden vi er i nå). Dette selvfølgelig helt uavhengig av hvor man jobber fra og hvilken situasjon man er i.

La oss sammenligne en «typisk arbeidsdag» på kontoret, med en «typisk arbeidsdag» fra hjemmekontoret.

REISEVEI – TIL OG FRA JOBB

For de aller fleste, tar det mellom 30-90 minutter å reise til og fra jobb. Denne tiden har man naturligvis og umiddelbart spart inn, når man jobber fra hjemmekontor. Man kan starte dagen på en mer rolig måte – og noen bruker tiden til feks husarbeid, som fører til “senkede skuldre” i hverdagen, som igjen fører til bedre fokus når man jobber.

På kontoret, går det med minst med 45 min pr dag til lunsj, selvom det ofte kun er satt av 30min i de fleste arbeidskontrakter. Det skravles og man har det hyggelig sosialt. Uansett hvor nødvendig og viktig det er å ha det hyggelig og sosialt – blir lunsjpausen ofte en stor tidstyv

LUNSJPAUSE/R

På hjemmekontoret bør man også sette av tid til lunsj/pause, men det blir (for meg) unaturlig å sitte ved bordet, når maten er ferdigspist. En lunsjpause på hjemmekontoret er ofte kortet ned til kun 15 minutter og mange ganger spiser jeg samtidig som jeg jobber

KAFFEPAUSER

På kontoret, har de fleste en kaffemaskin. Der deles fotballresultater, TV-serier etc og til tider de langdryge «nachspielsamtaler». Å hente en kaffekopp skal i utgangspunktet kun ta et par minutter, men tar ofte 15-20 minutter – fordi folk møtes og kommuniserer. Dette er jo helt normalt, men det blir uansett en stor tidstyv

På hjemmekontoret, står enten kaffekannen i armlengdes avstand på bordet – eller så er kaffemaskinen maks noen meter unna, uten kø og pratesyke kolleger

PLUTSELIGE SAMTALER

På kontoret, sitter man ofte i åpne landskap. «Har du 5 minutter?», «Er du opptatt?» etc – er fraser man hører titalls av ganger i løpet av en dag. De 5 minuttene det spørres om, blir til 10-15 minutter, nesten uten unntak. Forstyrrelser og støy, påvirker i HØY grad effektivitet og produksjon. Tidstyvene har rett og slett overtaket

På hjemmekontoret, er det på langt nær så mye støy og forstyrrelser. Har man småbarn, så er det selvsagt utfordrende, spesielt i disse dager – men jeg tror faktisk at de fleste medarbeidere tar igjen arbeidet på ettermiddag/kveld. Det er i alle fall min erfaring i eget selskap og de andre jeg har snakket med ift dette. De få potensielle tidstyvene man har hjemme – har man i betydelig større grad mulighet for å kontrollere

MISTER FOKUS

På kontoret, når man blir forstyrret og kommer “ut av fokus”, tar det over 30 minutter å komme tilbake til samme konsentrasjonsnivået (ref undersøkelse Jabra). Det vil si, blir man forstyrret mer enn en gang pr 30 minutter – oppnår du aldri den konsentrasjonen og fokuset du trenger – gjennom hele arbeidsdagen!

På hjemmekontoret, har du som sagt mer kontroll på potensielle forstyrrelser. Du har ikke kolleger og støy rundt deg – og du kan sitte mer konsentrert i lengre perioder. Du får mao gjort mer på kortere tid og kvaliteten på det du gjør øker

FORUTSETNINGER

For å skape et motiverende arbeidsmiljø og optimal arbeidslyst på hjemmekontoret, må følgende etableres (se for øvrig våre hjemmekontor-pakker):

Gjensidig tillit mellom arbeidsgiver og -taker er essensielt. Arbeidsgiver må senke skuldrene og stole på medarbeiderne faktisk jobber og arbeidstakere må ikke misbruke situasjonen og tilliten.

Om man har plass, bør man dedikere et område eller eget rom for hjemmekontor
Benytte utstyr, som er minst like bra som det man har på “kontoret”
Helst 2stk skjermer
Ordentlig bord (gjerne med hev/senk)
Ergonomisk kontorstol
Docking til PC
Trådløst tastatur/mus
Headset
Webkamera

NB! Husk sikkerhet og optimalt nettverk (bruk kablet nettverk for best mulig kvalitet i videomøter)

Ha det ryddig (rot oppleves som demotiverende for de fleste av oss)
Stå opp om morgenen og var klar foran PC når arbeidsdagen starter
Kle på deg klær tilnærmet det du ville hatt på deg om du skulle reist til kontoret Du endrer i stor grad innstilling og holdning, når du kler deg skikkelig – sammenlignet med å sitte i “slåbroka” eller en sliten joggedress (husk hvordan du fremstår i videomøter)
Når du er med i videomøter – aktiver kameraet ditt
Bruk et dedikert webkamera, fremfor det innebygde kameraet på maskinen
Bruk et godt headset, med mikrofon som peker mot munnen (unngå å bruke headset som ikke har mikrofonarm, feks “BOSE”)
Sett av tid til å ta en kort kaffepause med en kollega i løpet av dagen – men maks 10 minutter:)

KONKLUSJON

Jeg tør påstå at man har eliminert tidstyver som sammenlagt tilsvarer 3-4 timer, daglig, når man jobber fra hjemmekontor – gitt at man ikke har småbarn på fanget. Jeg tør også påstå at den typiske “kontorarbeideren”, er betydelig mer fokusert, produktiv og effektiv – når h*n jobber hjemmefra – gitt at man har korrekt og nødvendig utstyr.

Min spådom for fremtiden er:

Det vil bli betydelig mer vanlig/akseptert å jobbe fra hjemmekontor. Gjensidig tillit øker
Arbeidsgivere vil åpne mer opp for en kombinasjon (70/30 – hjemmekontor/kontor)
Bedrifter vil redusere antall kvadratmeter og kan mao slanke leiekostnader (som for mange vil bety store besparelser)
Arbeidstakere vil få en økt frihetsfølelse, som igjen fører til at økt motivasjon, effektivitet og resultater

INTERVJU MED “HJEMMEKONTOR-ARBEIDER” – TOMMY L. BRÅTHEN

Kan du fortelle litt om hvordan du føler det er å jobbe primært fra hjemmekontor?

Det er ekstremt behagelig og motiverende å kunne jobbe på en fremtidsrettet måte. Jeg slipper å starte dagen med stress, med alt som skal rekkes (kle på barn, levere i barnehage, stå i kø, komme tidsnok på kontoret etc. Bare dette sparer jeg 2 timer hver dag, som jeg heller kan bruke på å jobbe.

Fra mitt hjemmekontor, kan jeg gjøre EKSAKT den samme jobben som om jeg skulle reist til kontoret – fordi arbeidsgiver har investert i alt nødvendig utstyr.

Hvordan fungerer du og kan du fortelle litt om effektivitet og fokus/konsentrasjon – når du jobber fra hjemmekontor kontra “fra kontoret”?

De siste 11 årene har jeg jobbet på følgende måte. 8 år på eget kontor i et typisk kontormiljø, 1 år i åpent kontorlandskap og foreløpig 2 år på hjemmekontor. Med dette har jeg erfart:

8 år på eget kontor – Effektivitet = 55 % – Fokus = 45 %

Begrunnelse: Mye tid gikk bort på prating med ansatte, drikke kaffe med andre, lunsj, etc. Forstyrrelser med spørsmål, telefonene til andre ansatte sim kimet, generell støy – som gjør meg ufokusert.

1 år i åpent kontorlandskap – Effektivitet = 25% – Fokus = 15 %

Begrunnelse: Grunnet store utfordringer med konsentrasjonen, så var det umulig for meg å jobbe i åpent kontorlandskap. Med støy, mennesker som gikk rundt og pratet, telefoner som ringte etc. Med kun 15% fokus, er man svært lite effektiv – og produksjon og resultater blir elendig.

2 år på hjemmekontor – Effektivitet = 100 % – Fokus = 100 %

Begrunnelse: Jeg får sitte helt i fred, uten forstyrrelser – noe som gjør at jeg kan sette meg inn i min “kreative boble” og produsere uten å ha i bakhodet at noen, når som helst, har adgang til å forstyrre meg.

Når jeg primært jobber fra hjemmekontor, eliminerer jeg “dårlig start på dagen” – med typisk stress og tidsklemme problematikk.

Jeg har aldri jobbet mer effektiv i noen annen jobbsituasjon, enn når jeg begynte å jobbe fra hjemmekontor. Da jeg bl.a. jobber med film/videoproduksjon og markedsføring, krever det en god del kreativ tenking og at du sitter i “en boble” – helt uforstyrret.

Men – for å bli effektiv og fokusert, så er det viktig å lage en hjemmekontorløsning hvor du slipper forstyrrelser fra andre. Det er også utrolig viktig med riktig utstyr for å kunne jobbe på en ordentlig måte. Da stillesittende arbeid kan føre til holdningsproblemer, vond rygg etc. så er det viktig at arbeidsgiver forstår dette.

For min del er jeg utstyrt med riktig stol som er beregnet for stillesittende arbeid hele dagen som samtidig hjelper meg med riktig holdning i ryggen. Jeg har 5stk skjermer, som er montert på stativ for at jeg skal ha optimal nakkeholdning når jeg ser på skjermene (her er det mange som ikke vet at høyden på skjermen er utrolig viktig for å ikke utvikle nakkeproblemer).

Det handler i grunn om å utføre jobben du er ansatt for å gjøre. Om du gjør den bedre på et hjemmekontor kontra i et kontorlokalet – vet du best selv. Det er også viktig å ikke glemme det sosiale – som kan løses ved korte videomøter om morgenen og gjennom dagen. Det er dog viktig at alle alltid har på kameraet sit, slik at man ser hverandre når man snakker.