Oversatt og publisert med tillatelse fra:

Bedrifter over hele verden oppdager fordelene med skybaserte samarbeidsverktøy med video. Du sparer tid og penger, og kan holde mer effektive møter. Spørsmålet er hva betyr den nye “Bring Your Own Meeting”-hverdagen for organisasjonen din og utstyret i møterommene?

Videokonferansen har virkelig flyttet seg ned fra den høye sokkelen der den satt i mange år, noen ganger litt mistroisk og forsømt. Video blir en åpenbar og ukomplisert del av avstandsmøter i alle tenkelige format. Bak denne utviklingen ligger flere samarbeidende krefter, og vi vil se nærmere på noen av de viktigste.

Fremhever fordelene

Da forskningshuset “Frost & Sullivan” undersøkte hvordan sluttkunder over hele verden ser på kommunikasjon og samarbeid i selskaper *, kom det et klart bilde rundt fordelene med nettbaserte samarbeidsverktøy og video. 88 prosent opplever at nettkonferanser reduserer kostnadene og reisetiden, og 84 prosent at de gjør møtene mer effektive.

En annen viktig fordel er at videomøter gjør det mye lettere når ansatte er forskjellige steder, svarer 86 prosent. IT-lederne som deltok i undersøkelsen gir lignende vurderinger av fordelene med verktøy for teamsamarbeid og UC-klienter.

Bildet holder seg når spørsmålet er begrenset til fordelene med “Huddle Room Video Conferencing”. Møtene er kortere, mer effektive og du sparer penger, svarer mer enn 80 prosent.

Engasjerende kommunikasjon

I en annen undersøkelse ** fra “Frost & Sullivan”, som spesifikt handler om videokonferanser i de små møterommene, blir det påpekt at brukerne ønsker mer engasjerende måter å kommunisere på. Evnen til å se hverandre og samhandle med kroppsspråk i video, gir merverdi. Samarbeidet flyter bedre hvis vi også kan etablere visuell kontakt.

Det er faktisk en selvfølge for våre ansatte i dag, ikke minst i “tusenårsgenerasjonen”, at du kan legge til video når du snakker med hverandre. Slik fungerer skytjenestene som vi bruker i privatlivet. Og nå også i arbeidslivet.

Verktøy for videosamarbeid som “Teams”, “Webex” og “Zoom” har allerede et sterkt fotfeste i selskaper og organisasjoner. I Frost & Sullivan-studien med sluttkundeperspektiv * svarte 65 prosent at de bruker Microsoft Skype for Business til videokonferanser i dag. Ytterligere 23 prosent planlegger å begynne å gjøre det innen to år.

I tillegg ser vi en rask vekst av de skybaserte verktøyene for sosialt samarbeid (les mer i denne artikkelen om sosialt samarbeid).

Ta med møtet

På denne bakgrunn er det lett å forstå trenden med “Bring Your Own Meeting” (BYOM). Det mest naturlige i dag er å bruke den bærbare datamaskinen til appene og samarbeidstjenestene du foretrekker, eller som er tildelt av IT-avdelingen. Det er møteverktøyet ditt både når du sitter alene og når du tar plass med kolleger for å koble til et videomøte.

Denne hverdagen stiller visse krav til utstyret som er på plass for å utfylle den bærbare datamaskinen i møterommet. Mer om det senere, først en rask titt på hvordan kontorlandskapet vårt endrer seg.

Et nøkkelbegrep når kontorarbeidsplasser bygges eller omorganiseres er en aktivitetsbasert tilnærming. Kort sagt betyr dette at ansatte må få tilbud om en rekke forskjellige miljøer på kontoret, tilpasset ulike behov. Grunnlaget er en åpen planløsning og at du ikke har ditt eget rom eller ditt eget sted, men heller delte seter og et skap for å oppbevare tingene dine.

Til det trengs møterom og åpne møteplasser av forskjellige slag og størrelser. Det er her de små møterommene, såkalte “huddle rooms”, har vist seg å spille en ekstremt viktig rolle for å gjøre det mulig for både midlertidige team og mer varige prosjektgrupper å samarbeide effektivt.

Prioriterer “Huddle Rooms”

I følge Frost & Sullivan var det 32,4 millioner “huddle-room” i verden i 2017, hvorav bare 2 prosent var utstyrt for videokonferanser. Men det bildet endrer seg raskt. Analysehuset anslår at flertallet av alle videomøter, vil bli avholdt i “huddle rooms” i løpet av få år.

Det kan tenkes at de skybaserte samarbeidsverktøyene med video kjøres på utstyr installert i møterommet, men her fokuserer vi på den dominerende atferden “Bring Your Own Meeting”, som vi beskriver ovenfor. Når brukeren går inn i møtet på den bærbare datamaskinen, er det behov for noen komponenter på plass i rommet: skjerm, USB-konferansekamera og konferanselydenhet. Frost & Sullivan bemerker at mange organisasjoner nøyer seg med en gjør-det-selv-modell og løse komponenter for video i huddle rooms.

Fokuser på enkelhet, brukervennlighet og overkommelig pris

Men det er ikke nok til å skape en god brukeropplevelse. Når analytikere lister opp viktige aspekter ved videosamarbeid i huddle rooms, nevner de først å ha en robust lyd og deretter engasjerende videokonferanser (god bildekvalitet) og utstyr som støtter BYOD (Bring Your Own Device). I følge rapporten skal utvalgskriteriene ** fokusere på “enkelhet, brukervennlighet og overkommelig pris”.

Gjelder alle romstørrelser

Det er nettopp disse egenskapene og kriteriene som ledet oss i Konftel, da vi utviklet pakkene våre for videosamarbeid – Konftel Collaboration-løsninger. Ta for eksempel vår “One Cable Connection”-løsning (Konftel OCC Hub), som betyr at brukere bare trenger å koble en USB-kabel til datamaskinen for å koble til et konferansekamera, høyttalertelefon og skjerm. Det er en måte å skape enkelhet på. Høy lydkvalitet i møtet ligger i Konftels DNA og det vi alltid har fokusert på gjennom vår OmniSound-teknologi. De samme høye standardene gjelder for bildekvaliteten til USB-konferansekameraene våre.

Den absolutte styrken til BYOM, sammen med velprøvde pakkeløsninger for maskinvare i møterommet, er at den skalerer seg helt fra små Huddle Rooms til mellomstore møterom og store konferanserom. Konseptet er det samme, den eneste forskjellen er at egenskapene til kameraene og lydenhetene samsvarer med de forskjellige fysiske forholdene.

For det er ikke bare Huddle Rooms som må forberedes for videokonferanser. I følge Frost & Sullivans undersøkelse ** er ikke mer enn 4,2 prosent av verdens møterom utstyrt for videokonferanser. Dagens oppførsel og brukernes forventninger vil drive utviklingen av distansesamarbeid på en bred front.

* Et sluttbrukerperspektiv på kommunikasjon og samarbeid på arbeidsplassen, globalt, 2017
** “Vekstmuligheter for videokonferanser i Huddle Rooms, Global, Prognose til 2022”, av Frost & Sullivan