Skrevet av Bjørn Hopland (daglig leder, Smart Endring AS) Bjørn er gjesteblogger her på KontorTek.no, samt samarbeidspartner ifm kurs og opplæring innen Microsoft Office365 og Skype for Business.

Det vi glemmer når vi flytter epost over til Teams

Jeg har holdt Smart bruk av Outlook kurs i mer enn 5 år nå og brukt Outlook siden starten for ca. 15 år siden. Nå om dagen blåser det en sterk Teams-vind i mange virksomheter som vil erstatte epost med Teams-meldinger. I noen miljøer startet dette tidligere med bruk av Slack som meldingsverktøy. Det har jeg også brukt i mitt arbeid for et fransk selskap. I dette, og andre virksomheter i Frankrike har dette gått så langt at de totalforbyr bruk av epost internt! Intern epost har mange ulemper, men dette er kanskje å gå litt langt i krigen mot epost-tyranniet som noen kaller det. Det er ingen tvil om at epost har mange negative sider. Særlig i store virksomheter er opptil 80% av eposten intern. Dette opplevde jeg også i Microsoft der jeg jobbet som leder i 18 år. For mange er epost den viktigste interne kommunikasjonskanalen vi har. Alle er enige om at internkommunikasjon er viktig, men vi vil altså ikke ha den på epost. Hvis Workplace, Yammer og Teams var ment å erstatte intern epost, hvorfor får jeg da bare mer epost?

Det mange ikke tenker på er at bruk av epost kan deles i tre

En del av eposten er informasjon. Den andre er meningsutvekslinger og diskusjoner, og den tredje er forespørsler og behandling av oppgaver. I kursene spør jeg ofte «hvor stor del av eposten må du behandle, prioritere og respondere på?» Fordelingen kan variere, men etter hva jeg erfarer etter å ha spurt hundrevis av kursdeltakere ligger oppgavedelen gjerne på 40%-70%. Resten er diskusjoner og lesestoff fra eksterne og interne kilder.

Nye arbeidsmønster driver økning av antall epost

Årsaken til den høye andelen av oppgaver i epost skyldes mye vårt moderne arbeidsmønster der vi arbeider på ulike steder og til ulike tider. Samtidig er vi blitt så disiplinere på mobilen at vi ikke tar den når vi er i møter, eller er opptatt med annet viktig arbeid. Når jeg ikke finner kollegaen på kontoret og de ikke svarer på telefon, hva gjør jeg da? Jo, sender en epost selvfølgelig 🙂 Det er praktisk fordi jeg kan skrive en epost for å be deg om å gjøre noe på et tidspunkt som passer for meg, og du kan lese og behandle den på et tidspunkt som passer deg 🙂

Ja vi kan erstatte epost med Teams-meldinger

Så skal vi kutte ut eposten til fordel for Teams-meldinger? Ja det kan vi godt gjøre. Både informasjonsdeling og diskusjoner kan med fordel flytter ut av Outlook, men vi må være oppmerksom på det tredje elementet som er oppgaver. En oppgave kommer gjerne som en epost adressert bare til deg og angår ofte ikke andre. Å kommunisere denne i en felles kanal kan virke som støy for andre, og kan også være noe ikke alle skal vite om engang. Gruppesamtaler kan være OK å bruke når andre også skal informeres, dvs. tilsvarende å sette noen på kopi i en epost. Det kan også være greit om to eller flere skal forespørres om en oppgave og andre informeres samtidig.

Hvordan du kan gjøre forespørsler og fordele oppgaver i Teams.

1 – Forespørsler til enkeltpersoner

Send en 1:1 Chat med din forespørsel fremfor en epost. Når du oppretter en chat med noen blir dette en permanent kanal mellom dere akkurat som meldinger på telefonen der du ser hele kommunikasjonshistorien. Dersom den som mottar ikke har anledning til å gjøre oppgaven med en gang kan meldingen lagres og listen over lagrede meldinger kan da brukes om oppgaveliste for det som skal gjøres i nær fremtid. Er dette noe som skal skje om en uke eller senere fungerer ikke dette så godt. Da kan det hende det finnes bedre måter som illustrert senere i denne bloggposten.

2 – Informasjon til en gruppe i Teams med oppgaver til noen

Informasjon, forslag man ønsker tilbakemeldinger på og andre innspill av interesse for gruppen gjøres ved å sende relevant kanal. Den vil da gå til alle og vil kunne svares på av alle. Om du i tillegg ønsker å be en eller flere personer om å gjøre noe kan du henvende deg direkte til dem med @ og navnet. De vil da få en varsling og kan behandle sin oppgave. Legg merke til at meldingen er skrevet mer formelt og ligner på en epost med overskrift, referering med @ til Tina og Oskar og med vedlegg i meldingen. Tinas melding vil ha en @ på seg som gjør den lettere å se og denne kan også lagres til oppgavelisten i Teams.

3 – Følge opp mine oppgaver i Outlook

Gjør du som meg og følger opp dine epostoppgaver i Outlook, og kanskje du i tillegg sender oppgaver fra OneNote til oppgavelisten i Outlook? Da vil du kanskje synes at å lagre meldinger for oppfølging i Teams er litt primitivt. Det er ikke mulig å velge prioritering, eller fordele oppgaver på tid.

I så fall kan du også velge å følge opp Teamsoppgaver i Outlook. Det finnes ingen direkte kobling, men kopier og lim inn fungerer ganske bra også. Velg å kopiere en lenke til Teamsmeldingen og lim denne inn i en Outlook oppgave. Da kan du prioritere oppgaven i henhold til viktighet og tidsfrist. Når oppdraget er utført kan du klikke på lenken når oppdraget er utført og bekrefte i Teams at oppgaven er gjennomført.

Selv de ivrigste Teamsforkjemperne vil nok måtte leve med epost lenge ennå. Ekstern kommunikasjon er fremdeles mest kurant å gjøre på epost, selv om mer permanente samarbeidsforhold godt kan gjøres i felles Team. Noe av det viktigste for å få til en vellykket sameksistens er å avklare hva vi kommuniserer hvor. Det er etter min mening ledelsens ansvar Der dette ikke skjer fører det lett til avmakt blant mange ansatte fordi de føler at de får en ny kommunikasjonskanal uten at noen forteller dem hvorfor og hvordan den er tenkt brukt. Teams, Yammer, Workplace. Mange kanaler skaper frustrasjon Lykke til med Teams! For å lære med om Teams og Teamskommunikasjon, sjekk ut Smart samarbeid med Teams og Smarte nettmøter med Teams,