En av de minst brukte og mest nyttige mulighetene i Teams

Mange jeg møter er veldig usikre på å lagre dokumenter i Teams fordi de ikke er sikker på om de finner dem igjen. Derfor fortsetter mange å lagre dokumentene i sin gamle fil- og mappestruktur for den kjenner de. Og hva gjør jeg når det er hundrevis av innlegg i en Teams-kanal? Det er jo håpløst! I Outlook kan jeg jo bare søke opp eposten.

Men hva gjør du når du skal finne innlegg og informasjon på nettet da, spør jeg? Det er enkelt. Da søker jeg jo! Men hvorfor gjør du ikke det i Teams da? Nei, det virker ikke sier de. Aha! La meg vise deg, sier jeg da.

Du finner alt i Teams med søk!

Det jeg ofte opplever er at noen skal søke etter et dokument. Først går de til Filer i den kanalen der dokumentet ligger, gjør et søk og opp kommer … ingenting!

De tror de bare søker i filer der de er. Men søk i Teams er globalt, og du søker automatisk i alle innlegg, chatter, dokumenter, OneNote notater mm.  i Teams ved å søke etter dem på søkelinjen. Det som forvirrer mange er at Teams søker i alt og viser deg først meldinger og chatter. For å se treff i dokumenter må du bytte til Filer etter at du har søkt. Nå kan det hende du får alt for mange treff fordi Teams ikke søker bare der du står, men i alle Team og kanaler du har tilgang til. Da kan du filtrere for å få et mer nøyaktig treff.

Å bli god på søk er en trenings-sak som starter med å endre tankegang fra «Hvor kan jeg ha lagret dette dokumentet» til «Hva heter dokumentet, eller hvilke ord eller setninger kan finnes i dokumentet». Da trenger du ikke huske hvor det er. Med litt trening finner du hva som helst av Innlegg og dokumenter på sekunder!

Avanserte, men enkle søketriks

Søke i deler av ord

Standard søk i Teams er å søke både på hele og deler av ord. Søker du etter budsjett vil den finne både dette og budsjettår

Søke etter uttrykk

Sett uttrykk i anførselstegn for å søke etter en tekststreng «vedlagt budsjett»

OR og AND og NEAR

• Du er usikker på om hvilket ord som er brukt for å treffes. Søk etter møte OR avtale.

• Du leter etter sommergavebudsjettet til ansatte. Søk etter budsjett AND sommer.

• Du leter etter en diskusjon som angår viktige punkter i en avtale. Søk etter avtale NEAR viktig. Da trenger ikke ordene å stå ved siden av hverandre

Opplæringsmuligheter

Dersom du og dine kolleger trenger litt starthjelp til å komme i gang med å bruke Teams til å samarbeide enklere og bedre kan dere vurdere workshopen Smart samarbeid med Teams. Innholdet i denne er også tilgjengelig som nettkurs.

Skrevet av Bjørn Hopland (daglig leder, Smart Endring AS) Bjørn er gjesteblogger her på KontorTek.no, samt samarbeidspartner ifm kurs og opplæring innen Microsoft Office365, OneNote, Teams etc