Eposten lever selv om vi tar i bruk Teams, og vi må behandle oppgaver i flere kanaler

Gjennom de siste to årene har Microsoft Teams fått stor utbredelse i norske virksomheter. Det gjelder både offentlige og private, store og små. Tidligere skepsis til «skyen» ser ut til å være blåst bort. Til og med bank og finans tar nå i bruk Office 365 og Teams i bruk i stor skala.

5 digitale samarbeidsutfordringer som motiverer virksomheter til å ta i bruk Teams

En motivasjon for mange er å  samarbeide bedre, raskere og med bedre oversikt gjennom å flytte det som nå går på epost over i Teams. Men ikke all epost kan flyttes over i Teams. Vi vil fremdeles kommunisere med de fleste som er utenfor vår virksomhet med epost. I tillegg vil vi kommunisere på tvers av organisasjonen fordi vi ikke har et felles Team det alle er med i. Noe vil vi også sende til et utvalg av personer og ikke til alle medlemmer i et Team. Jeg er en stor tilhenger av å flytte alt vi kan over i Teams, men vi vil garantert måtte forholde oss til Outlook i mange år ennå 🙂

Hvordan behandler vi oppgaver som kommer i flere kanaler?

Det mange ikke har tenkt å når vi flytter kommunikasjon fra epost til Teams er at eposten er den mest populære måten å spørre noen om å gjøre noe, be om informasjon og du som mottaker må behandle dette som en oppgave du må prioritere, og planlegge å gjøre. Du kommer nok fortsatt til å få oppgaver i epost, men nå kommer du også til å få oppgaver på chat og i Teams-kanaler. I tillegg har du kanskje kundeoppfølging i CRM, oppfølging av oppgaver du tar på deg i møter og oppgaver i prosjekter.

Det vi glemmer når vi flytter epost over til Teams

Samle alt, eller ha flere oppgavelister?

Mange som arbeider med metoder for oppgavestyring er sterke tilhengere at alle oppgaver skal inn på en liste. Fordelen er at vi får et totale overblikk over alle våre oppgaver. Ulempen at det kan være arbeidskrevende og vi kan bruke mye tid bare på å vedlikeholde oppgavesystemet vårt. Det kan bli for komplekst. Det beste kan bli det godes fiende. Det kan hende det enkleste er å følge opp epostoppgavene i Outlook, Teamsoppgavene i Teams og prosjektoppgavene i Planner. Men hva er den beste måten å gjøre det på?

I Outlook

I alle år har jeg brukt muligheten til å flagge epost for å gjøre dem til oppgaver, og jeg har skrevet opp alle andre oppgaver som Outlook-oppgaver også. På den måten har jeg hatt en liste og har kunnet bruke Outlooks planleggingsvisning for å se min ukeplan med avtaler og oppgaver i ett bilde, samt enkelt kunne sa hva dagens oppgaver er. Vil du se hvordan? Se Flagger du e-post i Outlook? Har du en lang liste med røde oppgaver?

I Teams

Du får gjerne oppgaver i Teams ved at noen nevner deg med navn i et innlegg ved å skrive @Bjørn. DU kan også få en direktemelding i chat bare til deg, tilsvarende at noen sender deg en epost. For å lage en oppgaveliste i Teams av innlegg/chat du vil følge opp kan du flagge meldinger her også. Da lagrer du en melding. Se illustrasjon under for hvordan du lagrer en melding og hvordan du ser listene de meldingene du har lagret for oppfølging.

I Planner

Bruker du Planner med Teams vil alle oppgaver du blir tildelt varsles i Teams. Du ser også dine oppgaver i Teams. For å få en oversikt over dine oppgaver i alle planer, se illustrasjon under.

For mer om Teams og Planner, se Det beste planleggingsverktøyet for dere som bruker Microsoft Teams

Hva om jeg vil se alle oppgavene i en oppgaveliste?

Microsoft har arbeidet lenge med å finne muligheter til å samle alle oppgaver i en liste, og appen To-Do hjelper deg langt på vei med dette. Den samler oppgaver fra eposten, Planner og de oppgavene du skriver inn selv på ett sted. Skal du også ha med dine Teams-oppgaver kan du kopier en lenke til meldingen i Teams og lime den inn som oppgave i To-Do. Litt mer arbeid, men kan være verd det om du gjerne vil ha alt inn i en liste. Dette gjør du for å følge opp en Teamsoppgave i Outlook:

Les mer om dette i Er du en planlegger eller en dagsprioriterer? Outlook og To-Do passer for begge

Nyhet!

Det populære kurset Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egen hverdag er nå oppdatert. å bare 2 timer får du unik opplæring i Outlook som raskt gir deg en bedre arbeidssituasjon der du oppnår bedre resultater med mindre stress. Du lærer smart oppgaveprioritering enten oppgaven kommer gjennom epost eller i Teams.

Skrevet av Bjørn Hopland (daglig leder, Smart Endring AS) Bjørn er gjesteblogger her på KontorTek.no, samt samarbeidspartner ifm kurs og opplæring innen Microsoft Office365, Skype for Business og Teams.