Skrevet av: Hans Johan Tofteng (Founder & CEO, Easymeeting)
KontorTeknologi AS har et tett samarbeid med Easymeeting, bl.a. ifm tjenesten “InstaMeet“
Hva med å kaste noen tidstyver ut døra i 2018?
Husker du I “gamle dager” hvor vi reiste til alle møtene ? Tenk hvor mye tid vi brukte på å kjøre gjennom byen, finne parkeringsplass, for så ha et kort møte, og returnere tilbake til kontoret. For å ikke snakke om når vi skulle via flyplassen – da brukte vi minimum en hel dag på dette møtet…. I dag reiser vi bare til 50% av disse møtene, og vi sparer kanskje så mye som en måneds arbeidstid i løpet av året (bruker du 3-4 timer på å reise til og fra møter i løpet av uken, blir dette ca 200 timer pr.år som langt mer enn en måneds arbeid…) Tid som du kunne disponert til en mer effektiv arbeidsdag, mindre jobb etter arbeidstid, mer tid til familie og venner – kanskje bedre tid til din favoritthobby?
La oss snu det hele på hodet – tenk hvor mange flere kunder du kunne møte på video? Tenk om du kunne treffe kunden oftere og knytte enda tettere bånd? – du kunne raskere fange opp om en kunde har nye behov, eller er om han er misfornøyd med noe?
Jeg tror ikke vi kan bruke video til alle møter! Jeg setter faktisk pris på å møte kunder, kollegaer, partnere på den gode gamle “analoge måten”, med en god kopp kaffe. Men jeg tror at vi kan bli langt mer bevisst på hvilke møter vi tar på video og hvilke møter vi tar over bordet – her er stort potensiale til å kaste noen tidstyver ut døra i 2018.
Hvorfor skal vi kaste bort tiden på dumme og kompliserte videokonferanser?
Dersom man sammenlikner en telefonsamtale med et velfungerende videomøte, representerer det visuelle 60% av informasjonen (kroppsspråk, deling av dokumenter), og når vi ser hverandre fokuserer vi bedre på møtet.
Jeg tror at den største flaskehalsen med videomøte, er at de fleste sliter med å få koblet opp møtet – det er altfor vanskelig å koble sammen deltakerne, og man blir sittende å vente 10-15 minutter mens en stresset stakkars skal forsøke å få kamera eller mikrofonene til å virke på datamaskinen. Når det virker, tenker nok de fleste at “du verden hvor effektivt dette er… når det virker”.
Det viktigste med videomøte, er å bruke løsninger som ikke er “lukket” – de som bare virker blant kollegaer i din egen organisasjon, kalles intercom. Er man usikker på om ting fungerer, så bør man investere 10-15 minutter for å teste i forkant av møtet, og ikke minst bør man velge tjenester som er kompatible med andre løsninger.
Her er min spådom for video møter i 2018:
Jeg tror bruken av videomøte vil vokse betydelig, fordi tjenestene blir enklere og kompatibiliteten blir bedre. Vi kommer til å bruke telefon, nettbrett og datamaskiner til “video-telefon-samtalene”, og jeg tror systemer i møterom (uavhengig av datamaskiner) vil komme sterkt tilbake. Et godt møteroms system er blitt billigere og du får garantert bedre lyd og bilde på et slikt system enn på en datamaskin, og når det først er satt opp riktig, virker det bestandig.
Vi sees på video snart !
