Skrevet av Bjørn Hopland (daglig leder, Smart Endring AS)
Bjørn er gjesteblogger her på KontorTek.no, samt samarbeidspartner ifm kurs og opplæring innen Microsoft Office365 og Skype for Business.

Hvordan kan vi avstemme forventninger og unngå misforståelser når leder og medarbeidere arbeider på ulike steder?

En av de største forskjellene på å ha en gruppe med leder som sitter sammen, og der gruppen og lederen sitter på ulike steder er hvordan man kommuniserer. Når man sitter sammen er mye av kommunikasjon ad-hoc av typen “har du 5 minutter?” og “jeg lurer på noe”. Vi ser at lederen sitter der og da er det veldig fristende å ta ting man kommer på der og da. Det kan være fint for å kontinuerlig avklare spørsmål og forventninger, men kan også føre til veldig oppstykket arbeidsdag på grunn av mange avbrytelser.

Det er gjort mye forskning på hva som skal til for å lykkes i organisasjoner som sitter spredt. Et begrep som jeg har jobbet mye med i min organisasjon og som jeg bruker som grunnlag i kurs og workshops jeg holder for ledere i slike organisasjoner er opplevd avstand (virtual distance på engelsk). Den tar med seg to andre faktorer i tillegg til geografi. Den ene er personlig avstand, altså hvor godt kjenner man hverandre og den andre er operasjonell avstand som blant annet går på hvor enkelt det er å kommunisere med nettmøter og felles digitale møteplasser. Geografisk avstand kan vi vanligvis ikke gjøre så mye med, men vi kan kompensere med å forbedre de to andre faktorene.

Å arbeide med å redusere den opplevde avstanden kan gi høy gevinst og er vanligvis noe som kan gjøres innenfor de rammene man har for ledelse innen en organisasjon.

Dokumenterte forbedringer som kan oppnås ved å redusere den opplevde avstanden

I boken Uniting the Virtual Workforce dokumenteres det gode tiltak for å redusert opplevd avstand, og blant disse en beste praksis for kommunikasjon som er mulig å planlegge, og å sette i verk for ledere av denne typen organisasjoner.

Beste praksis for kommunikasjon i et distribuert miljø *)

1. Veloverveid bruk av fysiske møter for å etablere sosiale relasjoner og felles målforståelse
2. Regelmessig, planlagt kommunikasjon
3. Åpen kommunikasjon og kunnskapsdeling
4. Hensiktsmessig teknologi/Infrastruktur

*) I henhold til Best Practices © LLC og Sobel Lojeski/Reilly: Uniting the Virtual workforce.

For mer informasjon om opplevd avstand, se https://virtualdistance.com

Ønsker du å lære mer om hvordan du kan lede et geografisk spredt team? Gjennom de siste tre årene har jeg holdt og holder fremdeles kurset Distanseledelse, slik leder du geografisk spredte team arrangert av Confex