Nesten alle virksomheter har behov for å gjennomføre interne prosjekter. Det kan være et markedsprosjekt, anbudsprosjekt, et stort arrangement, eller utvikling og innføring av nye strategier og tjenester. De involver gjerne flere ansatte og går over noen uker eller måneder.

Når man ser etter prosjektverktøy for planlegging, oppgavefordeling og kontroll er det lett å tenke på Microsoft Project. Det ligger jo i navnet at det kan være et bra valg. Men det er ikke sikkert det er det rette valget for slike prosjekter.

Når trenger vi et prosjektverktøy?

1. Når vi er en eller flere som må gjennomføre et sett med aktiviteter som skal føre til et resultat

2. Der vi er avhengig av at alle involverte gjør sine aktiviteter for at vi sammen skal nå målet

3. Resultatet skal oppnås over tid og vi trenger å vite hvor vi står underveis slik at vi er trygge på å komme i mål

Velg prosjektverktøy utfra type prosjekt

Da jeg ledet Microsofts konsulentavdeling i Norge gjennomførte vi mange prosjekter med store virksomheter som ville ligge i forkant og være først med å ta i bruk ny teknologi. Jeg fikk mange spørsmål om hvilket prosjektverktøy vi brukte, og mange ble forbauset over at vi ikke brukte Microsoft Project, men holdt rede på leveransene i Excel. Det vi først og fremst produserte i prosjektet var dokumenter som planer, beskrivelser av IT-arkitektur, prosessbeskrivelser og presentasjoner. Arbeid med leveranser skjer i stor grad i parallell slik at tradisjonelle Ganntt-diagrammer ikke gir mye mening. Disse diagrammene egner seg mer der man ha sekvensiell gjennomføring av oppgaver slik man har i byggeprosjekter. Vi kan ikke sette opp reisverk før grunnmuren er ferdig. Dermed må man holde rede på avhengigheter.

Styr på status av leveransene

De fleste som skal administrere et prosjekt forsøker å definere oppgaver og fordele dem til prosjektdeltakerne. Det kan bli ekstremt detaljert og tidkrevende og egner seg best der vi gir deltakerne konkrete oppgaver som “Installer dette PC-programmet hos alle brukere”. Vi kan måle status på hvor mange som har fått programmet installert.

Dersom du skal lage opplæringsmateriale er dette en mye mer kompleks oppgave der resultatet er et dokument eller en presentasjon. Det innebærer mange deloppgaver, så der tildeler vi deltakeren et ansvar og overlater til denne å velge hvordan dette gjøres best. Hvordan kan vi da vite status på arbeidet? Vi vet vanligvis ikke hvor lang tid det vil ta. Da er kanskje det beste å måle på status av leveransen, altså dokumentet.

For å kunne måle på leveransene må vi starte med å definere disse. Så kan vi fordele ansvar og følge opp  i henhold til en plan. Min erfaring er at dette fungerer mye bedre for prosjekter der vi skal produsere et resultat med hodet, og ikke med hendene. Her et eksempel på leveranser som vi ofte ser i slik prosjekter.

Hvilket verktøy velger du dersom du allerede har Microsoft 365?

Det finnes hundrevis av prosjektverktøy, men her begrenser jeg det til valg mellom de to mest aktuelle dersom dere allerede har gjort et valg på Microsoft-plattformen og ønsker å benytte denne i størst mulig grad. Under finner du noen kriterier som kan hjelpe deg å velge verktøy. Begge er integrert i Teams så du kan legge dem til som en fane i en prosjektkanal og gjøre den tilgjengelig for alle deltakere i prosjektet.

Komme raskt i gang med Planner?

Siden jeg ikke har jobbet med byggeprosjekter og andre logistikktunge prosjekter har jeg begrenset erfaring med Project, men mye erfaring med de andre prosjekttypene jeg beskriver. Trenger dere å komme raskt i gang med å utnytte Planner i Teams kan dere vurdere den bedriftsinterne workshop Smarte prosjekter med Planner og Teams. Er det bare deg finnes også denne i nettkursversjon du kan ta på egen hånd og i eget tempo.

Skrevet av Bjørn Hopland (daglig leder, Smart Endring AS) Bjørn er gjesteblogger her på KontorTek.no, samt samarbeidspartner ifm kurs og opplæring innen Microsoft365, OneNote, Teams etc