Ikke gjør denne kjempetabben med dokumenter i Teams
Jeg har lært opp Teams-brukere i flere titalls virksomheter og oppdager hele tiden hvor bundet vi blir til gamle vaner og måter å organisere oss på. Noe av det som sitter dypt er hvordan vi organiserer dokumenter. Mange er veldig opphengt i mappestrukturer og starter med å opprette mappestruktur i Teams basert på dagens fellesområder og SharePoint dokumentbiblioteker.
Les også 3 feller mange går i når de tar i bruk Microsoft Teams
Ikke begrav dokumentene dine i dype mappestrukturer
Hva skal vi med alle mappene? Det er en utbredt misforståelse at vi må ha mapper for å finne igjen dokumenter. Dette har vi med oss fra gammelt av der søkemulighetene var veldig dårlige og vi måtte huske hvor dokumentene var lagret for å finne dem igjen. Derfor oppretter vi mapper som “knagger” vi kan bruke for å huske hvor de vi finner igjen et dokument. For eksempel X:/Dokumenter/Felles/Admin/Prosjekter/prosessforbedring/prosjektmøter/2020/September/ukemøter/møte7.9.2020/agenda.doc. Så må alle klikke seg ned 10 nivåer for å finne agendaen, eller den blir sendt på epost. Etter møtet blir referatet “begravd” samme sted og stort sett ikke sette på i etterkant fordi ingen finner det likevel.
Tenk nytt om dokumentstruktur i Teams
Når du går over til Teams har du en unik mulighet til å tenke nytt om dette. Ikke kopier gammel struktur over i Generelt-kanalen. Hver arbeidsprosess og hvert prosjekt skal ha sin egen kanal, der vi både kommuniserer og der tilhørende dokumenter skal ligge. For eksempelet over vil dokumentstrukturen da være Team/kanal/filer og så dokumentet. Her: Felles/Prosessforbedring/Prosjektmøteagenda 7.9.2020
Dette blir mye mer oversiktlig og mye enklere å arbeide med. Siden vi fordeler dokumentene på kanaler blir det ikke så mange dokumenter i hver kanal og det er sjelden behov for å lage undermapper. Ofte kan vi se de fleste dokumentene direkte under Filer.
Noen synes det er litt skummelt å fordele alle dokumentene på kanaler for da kan man ikke lenger “bla” seg opp og ned i mappestruktur for å finne dokumenter. Men som beskrevet over er dette uansett veldig tidkrevende og det er slett ikke sikkert du finner det du vil likevel. Nei, her som i mange sammenhenger, finner vi alt med søk på sekunder. Du kan søke etter dokumenter på tvers av alle Teams og kanaler både på dokument tittel og på innhold i dokumentet.
Les mer om søk i Teams: En av de minst brukte og mest nyttige mulighetene i Teams
Se og rediger dokumenter dere bruker ofte
For dokumenter som skal oppdateres ofte, eller som skal være lett å finne for alle finnes det to muligheter som sparer veldig mye tid og gjør det enklere å finne og redigere dokumenter.
Fest til toppen
Om det er et par hundre dokumenter i en kanal er sannsynligvis et fåtall av disse “dagsaktuelle”. Disse kan du feste til toppen i Filer slik at det går veldig raskt å finne dem. Det kan for eksempel være agenda for neste prosjektmøte og referat fra forrige møte. Marker dokumentet i listen og velg å Feste det til toppen. Da vil alle se det med en gang de går inn i Filer.
Legg til som fane
Dokumenter som skal oppdateres ofte og av flere er det veldig praktisk å legge til som en fane i kanalen. Da er det tilgjengelig med ett tastetrykk når du befinner deg i kanalen. Her vist med en oversikt over prosjektstatus i Excel.
For å se hva annet du kan legge til som fane, se De 5 mest populære Microsoft Teams-tilleggene
Vil dere lære mer om organisering og dokumentbehandling? Sjekk workshopen Smart dokumentbehandling i Teams.
Skrevet av Bjørn Hopland (daglig leder, Smart Endring AS) Bjørn er gjesteblogger her på KontorTek.no, samt samarbeidspartner ifm kurs og opplæring innen Microsoft365, OneNote, Teams etc
