Nei, Workplace er ikke Facebook på jobben. Ikke Yammer heller!

Hva motiverer virksomheter til å innføre Workplace og Yammer, og 5 feller dere kan gå i som kan føre til at dere ikke lykkes.

Workplace og Yammer er først og fremst kunnskapsnettverk

Jeg har vært med på flere forsøk på å bygge opp kunnskapsdatabaser da jeg ledet Microsofts konsulentavdeling i Norge og i mitt HR nettverk i Microsoft region Vest-europa. De strandet alltid. Selv om mange publiserte sine dokumenter og standardsvar på ofte stilte spørsmål ble de sjelden brukt fordi utviklingen går så fort at du tør ikke stole på noe som ble skrevet for ett år siden.

Microsoft kjøpte det engelske selskapet Yammer i 2012. Yammer var et av de første “sosiale nettverkene” til jobbformål. Jeg gjennomførte da en pilot for min gruppe med 24 HR-medarbeidere i 12 land. Målet var å styrke de sosiale båndene på tvers av landene. Dette er jo noe man ellers bygger rundt kaffemaskinen og ved å spise lunsj sammen. Det ble godt mottatt, men det de fleste synes var enda mer nyttig var å kunne spørre om hjelp fra gruppen når man ikke visste hvem som kunne ha svaret, og å dele gode ideer. På denne måten fikk de en levende kunnskapsbase.

Senere har Workplace fra Facebook fått stor oppmerksomhet og utbredelse, men Yammer er også i bruk i mange virksomheter, blant annet fordi alle har det som en del av Office 365 uten å betale noe ekstra. Jeg har jobbet med begge og selv om de kan være litt forskjellige fyller de likevel det samme behovet. Utfordringene med å innføre denne type løsning er de samme.

Hva vi ønsker å oppnå med Yammer og Workplace

Kort oppsummert er det jeg hører av det er en forventning til at denne typen løsninger skal bidra til å forme en kultur med felles kultur for kunnskapsdeling, støtte arbeid, samarbeid og sosiale relasjoner og redusere epostbruk.

Fem feller dere kan gå i når dere innfører Workplace eller Yammer for informasjon og engasjement

Å få alle i virksomheten til å ta i bruk disse løsningene medfører som alltid endringer i arbeidsvaner og kultur. Det tekniske er helt underordnet. Gjennom egne erfaringer og de virksomhetene jeg har arbeidet med har jeg funnet 5 feller det er lett å gå i og som kan gjøre innføringen mislykket. Disse er

1. Forvirre ansatte med tilsynelatende konkurrerende verktøy

Ofte er det kommunikasjonsavdelingen som står for innføring av Workplace eller Yammer. Gjerne som en utvidelse av Intranettet. Samtidig tar flere og flere virksomheter i bruk Microsoft Teams og noen har også Slack for gruppesamtaler og chat. Da blir de fleste brukerne forvirret. Skal vi bruke Work Chat eller Teams chat? Resultatet blir fører til at de ansatte blir usikre og fortsetter å kommunisere på epost 🙂 Det er rom for å bruke to løsninger bare man posisjonerer dem tydelig. Her er et eksempel som illustrerer dette:

2. Opprette en ny informasjonskanal for ledelsen

Det krever tålmodighet og is i magen for å innføre slike løsninger. Det er fort gjort for ledelsen å bli utålmodige og legge ut informasjon, nyheter mm. Risikoen er at de ansatte tenker “enda en kanal for ledelsen”. Det er viktig at nettverket utvikler seg som en “grasrotbevegelse” der de ansatte føler at de eier nettverket. Det er selvfølgelig også en fin måte for ledelsen til å legge ut strategier og annet og få direkte tilbakemeldinger fra alle, men det må ikke ta overhånd.

3. Tro at Workplace kan brukes som Facebook på jobben

Blir det for mye småmeldinger med bursdagsgratulasjoner og annet trivielt blir mange ergerlige og ikke interessert i å bruke tid på nettverket. Det er OK å ha en sosial kanal dersom man oppretter en gruppe for dette som man kan velge om man deltar i eller ikke. De fleste er mest interessert i å bruke tiden på noe som har nytteverdi.

4. Overse Intranettsyndromet

I Intranettets barndom var mange ledergrupper og kommunikasjonsavdelinger veldig klare på at “nå sender vi ikke ut epost lenger”. “Alle ansatte skal sjekke Intranettet minst en gang om dagen”. Det varer normalt ikke mer enn 14 dager fordi de oppfatter at alle ikke følger med på Intranettet. Resultatet er ofte at man legger ut informasjon på Intranettet og så sender man det på epost i tillegg fordi det vet man blir lest.

Hvordan unngår vi dette med Workplace og Yammer? For det første ha litt is i magen og la det gå seg til. For det andre gjøre det like enkelt å følge med her som på Facebook, og det gjør de fleste fra mobilen. For det andre må nettverket føles relevant og nyttig. Det er mer komplisert for det som oppleves som relevant for meg ikke er det samme som er relevant for deg. Nøkkelen er å ha ulike grupper for ulike tema og gjøre det lett å finne og delta i de gruppene man ønsker.

5. Generere informasjonsoverbelastning

Enda en kanal å følge med på sukker de ansatte. Det blir så mye å følge med på og nå eksploderer det med meldinger fra ulike grupper. Da er det lett å melde seg helt ut fordi man ikke orker alt dette. For at denne type nettverk skal oppleves som relevante og nyttige må hver enkelt tilpasse sin nyhetsstrøm. På Facebook går dette automatisk fordi de filtrerer hva du får se utfra ditt handlingsmønster. Det skjer ikke på samme måte i Workplace og Yammer. (Illustrasjon fra Komfo)

Nøkkelen her er å alle til å justere innstillingene på mobilapper og epostvarsler så man får varsler på det som er interessant og ikke på irrelevant informasjon. Det er bare mottakeren som kan bestemme hva som er relevant for dem. Uten dette er det stor fare for at man ikke orker å følge med og melder seg ut.

For tips om hvordan, se Slik blir du kvitt epostmeldingene fra Yammer og Workplace

Skrevet av Bjørn Hopland (daglig leder, Smart Endring AS) Bjørn er gjesteblogger her på KontorTek.no, samt samarbeidspartner ifm kurs og opplæring innen Microsoft Office365, Skype for Business og Teams.