Se 5 av fordelene du får når du bytter ut Outlook med Teams

Du kan lede en hest til vannet, men du kan ikke tvinge den til å drikke. Gammelt jungelord 😉

Det er ikke lett å bytte til Teams for en som har brukt Outlook til arbeid og samarbeid, kalender og deling av dokumenter i årevis. Vi er vanedyr og vaner er ikke enkle å endre. For å gjøre daglige oppgaver i Teams istedenfor i Outlook må vi over en terskel, og det krever mer av oss i en periode fordi vi må tenke på hvordan vi skal gjøre det hele tiden. Med tiden går dette på automatikk og da koster det oss ikke noe lenger.

Hvordan holder vi motivasjonen oppe i overgangen til Teams?

Kanskje vi må minne oss selv om årsaken til at det er verd det. Spesielt når det gjelder å slutte å sende epost internt, men kun bruke Teams.

5 gode grunner til at det er verd å bytte fra Outlook til Teams

Du må selv sortere all informasjon som kommer i din Outlook Innboks. I Teams er informasjon er allerede sortert i kanaler utfra arbeidsprosess og prosjekter.
Du må prioritere eposten for å skille viktig fra uviktig og det som haster fra det som ikke haster. I Teams følger du med på dine viktige kanaler og ignorerer resten.
Alt du sender på epost havner i noens personlige postboks. I Teams bruker du @omtaler gir deg mulighet til å varsle bare de som må følge opp noe samtidig som andre blir informert.
Du får epostvarslinger på alt eller ingenting i Outlook. I Teams får du bare varsler på viktige meldinger for deg.
Viktig informasjon du sender på epost blir ikke tilgjengelig for de som starter i ny jobb, eller i prosjektet neste uke. I Teams er all informasjon du deler også tilgjengelig for nye i organisasjonen eller prosjektet.

Om vi minner oss selv og andre på dette blir det kanskje enklere å holde motivasjonen oppe til vi har nye arbeidsvaner i fingrene. Det som også hjelper veldig er når alle andre rundt deg også gjør en innsats for å flytte til Teams. Etter hvert som flere og flere gjør dette fører det til en ny arbeidskultur. Da sitter det i veggene og nye som kommer inn i organisasjonen vil fort kopiere den riktige måte å gjøre ting på.

Det gjelder å bygge kritisk masse – fort!

Jo flere som går over til nye arbeidsmetoder, jo fortere vil den nye arbeidskulturen sette seg. Ofte kan det være vanskelig å gjennomføre god opplæring for alle fort.

Noen trenger grundig opplæring, slik som de som arrangere og leder mange møter. Eller de eier Team og kanaler og er ansvarlig for struktur og arbeidsform i en arbeidsprosess eller prosjekt. Det behovet dekkes i en 2-3 timers workshop.

De fleste er bare deltakere i møter, og de jobber innenfor en fastlagt Teams-struktur. For dem har «Smart Endring» to nye 1-times nettworkshops:

Alle deltar fra egen PC og vi gjennomfører reelt Teams-samarbeid og gjennomfører Teams-møter basert på virksomhetens eget Teams-oppsett. Dette er ikke et webinar der deltakerne lytter passivt, men 1-times nett-workshops med inntil 20 deltakere. Prisen er noen hundrelapper pr. ansatt og 20, 50, eller 100 ansatte kan få opplæring på bare en dag! Da bygger vi kritisk masse fort.

Skrevet av Bjørn Hopland (daglig leder, Smart Endring AS) Bjørn er gjesteblogger her på KontorTek.no, samt samarbeidspartner ifm kurs og opplæring innen Microsoft365, OneNote, Teams etc