Jeg har nylig fått et par spørsmål om Teams møtenotater som noen oppdaget da de deltok i et Teams-møte. Hva er det egentlig, og er de noe vi bør ta i bruk? Svaret er at det kommer an på møtet. Denne muligheten kan være praktisk for et enkeltmøte der vi ønsker å gjøre felles notater og noen oppfølgingspunkter. Du kan også legge inn agenda her før møtet. Men denne muligheten kan ikke brukes for møteserier, og møter knyttet til en kanal vi bruker for samarbeid i en arbeidsprosess eller et prosjekt.
Mange, inkludert meg selv har gjennom de siste 20 årene hentet inspirasjon fra, og tatt i bruk teknikker basert på Getting Things Done - GTD™ , eller "Få ting gjort" som det heter på norsk. Jeg leste nylig den siste reviderte utgaven av boken fra 2019 og sammenlignet den med den første fra 2001. De er forbausende like, enda vår arbeidsform, verktøy, og ikke minst mengden av kommunikasjon og informasjon i epost, Teams og lignende verktøy har økt eksplosivt.
I en travel arbeidshverdag der epost og Teams-meldinger strømmer på er det lett å jobbe for mye på innkommende, og at det blir lite tid igjen til egne oppgaver. For å balansere dette er min erfaring at du må gjøre egne oppgaver like synlige som oppgaver du gjør for andre. Da hjelper det å ha alt samlet i en oppgaveliste. Erfaringsmessig er det da enklere å ikke glemme å bruke tid på egne oppgaver.
Nå har Microsoft gjort det enklere for deg å planlegge for dette behovet. Du har nå din egen side der andre kan bestille et møte på tider du har satt av til dette. Denne siden kan du informere andre om, og der de kan finne en tid du har avsatt til 1:1-møter
Mange av oss har partnere som arbeider i en annen virksomhet. I den nye fleksible arbeidshverdagen der vi forsøker å få jobb og fritid til å fungere for alle i familien skaper dette ofte utfordringer i planleggingen. La oss si at du er på jobben og noen inviterer deg til et møte neste onsdag klokken åtte om morgenen. Det er egentlig din dag å kjøre barna i barnehagen, men det er også et viktig møte du gjerne vil delta på...
Det er ikke lett å bytte til Teams for en som har brukt Outlook til arbeid og samarbeid, kalender og deling av dokumenter i årevis. Vi er vanedyr og vaner er ikke enkle å endre. For å gjøre daglige oppgaver i Teams istedenfor i Outlook må vi over en terskel, og det krever mer av oss i en periode fordi vi må tenke på hvordan vi skal gjøre det hele tiden. Med tiden går dette på automatikk og da koster det oss ikke noe lenger.
Vi forsøker så godt vi kan å bruke Teams til å dele dokumenter og det fungerer veldig bra internt. Men jeg mottar stadig dokumenter fra eksterne som vedlegg til epost. Hvordan får jeg lagret dem i den rette kanalen i vårt Team? Det vi er vant til er å velge Lagre som for vedlegget i eposten, men der finner jeg ikke mine Team. Så prøver jeg å dra
Gjennom de siste to årene har Microsoft Teams fått stor utbredelse i norske virksomheter. Det gjelder både offentlige og private, store og små. Tidligere skepsis til "skyen" ser ut til å være blåst bort. Til og med bank og finans tar nå i bruk Office 365 og Teams i bruk i stor skala. En motivasjon for mange er å samarbeide bedre, raskere og med bedre oversikt gjennom å flytte det som nå går på epost over i Teams.
