Teams gir en helt ny mulighet til å ha effektive møter

Mange sliter med å finne en god måte å forberede, gjennomføre og følge opp møter. En leder jeg snakket med hadde 17 møter på en uke! I overkant mye? Ja kanskje det, men en leders hverdag består ofte av mange møter for å planlegge, følge opp team og medarbeidere og koordinere med andre deler av organisasjonen. Dette gjelder også mange i andre roller.

Som leder vil du alltid ha mange møter

Ofte er en leder med i flere grupper. En ledergruppe, sitt eget team, prosjektgrupper, fokusgrupper mm. Da blir det gjerne mye møter, og i tilknytning til det mye epost.  Agenda, saksgrunnlag til forhåndslesning, presentasjoner og referater ramler gjerne inn på epost.

Fører dere fremdeles møtereferatet i Word og distribuerer det på epost?

Er det rart da at det ikke blir tid nok til møteforberedelser og til oppfølging av møtet i etterkant. I tillegg blir gjerne møtereferatet begravd på et filområde der det ikke er lett å søke opp senere.

For mange år siden da jeg var leder i Microsoft og var i akkurat en slik situasjon utviklet jeg et konsept for å forberede, gjennomføre og følge opp møter uten en eneste epost og med bruk av Outlook og OneNote som alle har. Det har utallige grupper i mange organisasjoner tatt i bruk siden. Se mer om dette i Se hvordan du kan gjennomføre ledermøtet eller avdelingsmøtet på halve tiden!

Vi har tatt i bruk Teams! Hva nå?

Om dere har tatt i bruk Microsoft Teams antar jeg det bare er et tidsspørsmål før dere også tar i bruk Teams-møter om dere ikke allerede har gjort det. Det er en veldig bra mulighet til å gjennomgå møteformer og se om det kan være rom for effektivisering og forenkling.

Fra Skype til Teams

Som mange vil vite vil du ikke kunne ha Skype for Business-møter i fremtiden fordi Microsoft har lagt all nettmøte-, og chataktiviteter inn i Teams og avvikler Skype for Business.

Men Teams kan være mye mer enn et nytt nettmøtested. Du kan potensielt organisere alle møter med forberedelser, gjennomføring og oppfølging i Teams. Det trenger ikke være nettmøter, men det er en fin bonus at alle møtene er tilrettelagt som mulige nettmøter. Ved å legge alt som har med møtene å gjøre i Teams kan du effektivisere møtene, forenkle forberedelser og spare tid i etterkant.

Hvor skal agenda, saksgrunnlag, møtenotater og møtereferat bo nå?

Om du tar i bruk Teams har du en fin mulighet til å etablere en møteorganisering som er epostfri. Du må imidlertid bestemme deg for hvor ditt møtemateriale skal bo. Det finnes tre mulige løsninger om du skal holde deg på det som er inkludert i Office 365.

1. Møtenotater

2. OneNote notatblokk

3. Møtechat

Fordeler og ulemper med de tre kandidatene til møtenotater.

I prinsippet finnes det to møtetyper vi kan ha i Teams.

1. Møter vi kaller inn til i Outlook og som ikke er knyttet til et spesielt Team og kanal og der du inviterer hvem du vil. Denne møteinvitasjonen egner seg til enkeltmøter vi har internt, og/eller med eksterne kontakter.

2. Møter vi kaller inn fra Teams og som er knyttet til en kanal i Teams og der medlemmene av Teamet er møtedeltakerne. Dette egner seg godt for gjentakende møter for en gruppe slik som ledermøter, prosjektmøter, avdelingsmøter mm.

Her kommer jeg bare til å diskutere møtetype 2, det vil si gjentakende møter i en gruppe. La oss se på fordeler og ulemper med de tre mulighetene.

Møtenotater

Det kan jo virke veldig opplagt at man skal bruke Møtenotater som blir opprettet automatisk når du oppretter et Teams-møte, men det en del vi må være klar over dersom vi gjør dette valget.

Her er fordeler og ulemper med å benytte den innebygde Møtenotater-funksjonen i Teams:

+ Den opprettes automatisk med møtet og er lett tilgjengelig under møtet

+ Vi kan nevne de som får oppfølgingsoppgaver med @navn og de vil få et varsel i Teams

+ Enkel å komme i gang med

+ Kan lenke til saksgrunnlag i kanalens Filer, eller en felles SharePoint

– Ikke enkelt tilgjengelig for deling for andre enn møtedeltakerne

– Kan ikke lage PDF for arkivering

– Alle møter i kanalen har sine møtenotater på samme møtenotat-side

– Møtenotatene er ikke søkbare

– Kan ikke redigeres på mobil og nettbrett

– Støtter ikke bruk av møtemal

– Notatene er bare tilgjengelige når du er på nett

OneNote notatblokk

Dette er det formatet jeg har benyttet de siste 15 årene til forberedelser, gjennomføring og oppfølging av møter.

Her er min vurdering av å bruke dette til digital felles møtebok i Teams:

+ Alle Team har en OneNote notatblokk som er automatisk delt med teamets medlemmer

+ Man kan velge sin egen struktur for ulike møter og møteserier og med ulike møtemaler.

+ Møtenotatene kan også opprettes uavhengig av Teams slik at andre enn Team-medlemmer kan få tilgang.

+ Møtenotatene kan plasseres fritt, for eksempel en side pr. møte

+ Dokumenter, presentasjoner og annen saksdokumentasjon kan legges i rett i møtenotatene til forhåndslesning

+ Møtereferat kan eksporteres til Word og PDF for arkivering

+ Kan redigeres på nettbrett/mobil

+ Møtenotatene er søkbare på tvers av alle møter og notater

+ Notatene og saksgrunnlaget kan være tilgjengelige når du ikke er på nett.

– Deltakerne kan ikke nevnes med @. Ingen direkte varslingsmekanismer om oppfølging til deltakere.

– Krever et visst nivå av kunnskap og erfaring for å sette opp og administrere.

Møtechat

Denne er nok primært ment for å utveksle kommentarer om møtet og kan benyttes både før, under og etter møtet. Men den kan også fint benyttes til alle faser for møtet med å kommunisere en agenda, ta møtenotater som blir til møtereferat og blir liggende sammen med møteinformasjonen i gruppesamtalene.

Her er noen momenter rundt Møtechat i Teams som kan gi grunnlag for å vurdere bruken i møter:

+ Den opprettes automatisk med møtet og er lett tilgjengelig under møtet.

+ Vi kan nevne de som får oppfølgingsoppgaver med @navn og de vil få et varsel i Teams

+ Enkel å komme i gang med.

+ Ligger sammen med møteinnkallingen i kanalen.

+ Lenker til dokumenter, presentasjoner og annen saksdokumentasjon kan legges i møtenotatene til forehåndslesning

+ Møtenotatene er søkbare på tvers av alle møter og notater

+ Notatene kan redigeres på nettbrett/mobil

–  Ikke enkelt tilgjengelig for deling for andre enn møtedeltakerne. Kan ikke lage PDF for arkivering.

– Støtter ikke bruk av møtemal

– Notatene er bare tilgjengelige når du er på nett.

– Ikke et opplagt valg for alle og krever god oppslutning blant deltakerne

Min konklusjon

Som skrevet over har jeg her vurdert møteverktøy for grupper som har mange møter sammen, gjerne ukemøter og månedsmøter. Møtenotater og oppfølging av enkeltmøter som møter med kunder, samarbeidspartnere og andre avdelinger vil ha andre vurderinger.

Gitt dette er vel ingen overrasket over at OneNote er min favoritt, men så har jeg også jobbet med OneNote i mange år og kjenner mulighetene ut og inn. Jeg er ikke så begeistret for Møtenotater, men Møtechat tror jeg kan dekke manges behov dersom man blir enige om hvordan man skal bruke den til dette formålet.

Hva nå?

Hva velger du?  Ta gjerne kontakt om du vil diskutere dette med meg. Det samme om dere vil basere dere på beste praksis og bygge kompetanse på hvordan gjennomføre gode møter med støtte av digitale verktøy dere sannsynligvis allerede har.

Vil de utforske gode møter med Teams, vurder gjerne workshopen Smarte møter på kryss og tvers med Teams

Skrevet av Bjørn Hopland (daglig leder, Smart Endring AS) Bjørn er gjesteblogger her på KontorTek.no, samt samarbeidspartner ifm kurs og opplæring innen Microsoft Office365, Skype for Business og Teams.