Gjennom det siste året har jeg sett to forskjellige innfallsporter til å ta i bruk Teams i organisasjonen. Det er de som har Microsoft 365 og som bestemmer seg for å ta i bruk Teams for bedre samarbeid i organisasjonen ved å redusere epost og samarbeide smartere på dokumenter. De hadde vanligvis Skype for Business som møteverktøy og fortsatte å bruke det til nettmøtene, men åpnet også for muligheten av å bruke Teams-møter.
Den andre gruppen er de som i mars tok i bruk Teams-møter fordi det var et akutt behov for et nettmøteverktøy og de vurderte Teams-møter som det beste valget for dette. Etter hvert har mange av dem også oppdaget at Teams er mye mer og vil ta i bruk flere muligheter til å arbeide og samarbeide utover det å ha nettmøter.
De tre måtene å opprette Teams-møter på
Møter og møteserier knyttet til kanal
Hvilket utgangspunkt man har hatt vil nok kunne gjøre at man ser litt forskjellig på hva Teams-møter er, eller kan være. For de som har sett på Teams som et samarbeidsverktøy har det ofte vært naturlig å utvide samarbeidet i Team og kanaler til møter. Fordelen med dette er at de som samarbeider i en kanal om en arbeidsprosess eller prosjekt kan knytte møtene til kanalen. Da er møtedokumenter, planer, notater og møtechatt knyttet til prosjektet og er tilgjengelig for alle nåværende og fremtidige medlemmer av prosjektet.
Frittstående møter med deltakere innenfor og utenfor virksomheten
Mange møter har gjerne deltakere fra ulike avdelinger. Det kan være allmøter og møter med deltakere utenfor virksomheten. Disse møtene er det ikke naturlig å knytte til en kanal i et Team. Det er frittstående møter. Alle som blir invitert kan delta. De trenger heller ikke å være Teams-brukere. Har de ikke Teams i sin organisasjon, eller du inviterer noen på en privat epostadresse kan de enten delta fra nettleser, eller laste ned Teams appen gratis og delta fra denne. Selv om ikke møtet er knyttet til et Team og en kanal kan vi med fordel benytte Teams struktur til å forberede, gjennomføre og følge opp møtene. Fremfor å sende ut agenda, be om innspill til møtet og til å stille avklarende spørsmål om møtet på epost kan du benytte møtechatten. Den er tilgjengelig for alle idet møteinvitasjonen er sendt ut.
Denne møteprosessen er selvfølgelig like nyttig om du har møtet i et møterom. Du trenger ikke å begrense dette til nettmøter, selv om de fleste møtene fremover mest sannsynlig vil ha minst en deltaker som ikke er på kontoret.
Møter med enkeltpersoner og personlige grupper i Chat
Mange har funnet frem til chat-mulighetene i Teams. Der kan vi utveksle meninger og informasjon med en eller flere kolleger for saker som vi ikke har et Team for, eller som bare angår bestemte personer. Trenger dere å snakke sammen, eller få litt kollegahjelp kan du opprette et Teams-møte i chatten, dele skjerm og snakke sammen.
I Chatten har vi også flere av de samme mulighetene vi har i en kanal med å dele dokumenter og ulike verktøy i faner.
Dette er et utdrag av en Smart endring bedriftsintern workshop Smarte møter med Teams – mye mer enn nettmøter. Den kan gjennomføres i et møterom, eller som nettworkshop der deltakerne er med fra egen PC fra der de måtte ønske.
Skrevet av Bjørn Hopland (daglig leder, Smart Endring AS) Bjørn er gjesteblogger her på KontorTek.no, samt samarbeidspartner ifm kurs og opplæring innen Microsoft365, OneNote, Teams etc
