Av Jan Slåtto-Jensen
Daglig leder, KontorTeknologi AS
Veien til et velfungerende og brukervennlig møterom
De fleste av oss har opplevd at møter blir forsinket/utsatt, fordi teknologien svikter – eller fordi man rett og slett ikke vet hvordan den fungerer. Ofte, er det fraværende opplæring som har skylda i kombinasjon av dårlige og/eller gamle løsninger. Etter å ha befart og forbedret svært mange møterom de 10 siste årene, har jeg kommet frem til at det er følgende 10 punkter du bør prioritere – for å ende opp med et møterom som fungerer og som ikke minst blir brukt!
1 – VALG AV SKJERM / MONITOR
Velg en PRO-skjerm, fremfor en “vanlig TV”. Ja, en PRO-skjerm koster litt mer – og det er fordi den er laget for å bli brukt profesjonelt på et møterom. En “vanlig TV” er laget for å stå på TV-benken hjemme i stua. PRO-skjermer har ikke innebygget TV-tuner, som fører til at en slipper å betale NRK-lisens. Dette er det mange som glemmer – og da blir plutselig den billige og “vanlig TV’n” svært kostbar etterhvert! PRO-skjermer har som oftest en matt overflate/panel, som gjør at gjenskinn er mindre/ikke fremtredende. En “vanlig TV” ofte blank overflate/panel, som gjør den ekstrem følsom for irriterende gjenskinn fra feks sollys og lysstoffrør. Å sitte i et møte, hvor man ikke ser deler av skjermen pga gjenskinn – er mektig irriterende. Når det kommer til brukervennlighet er en PRO-skjerm overlegen. Du kan rett og slett legge bort fjernkontrollen – fordi skjermen tenner automatisk når du kobler til en PC. Den slår seg automatisk av, når man kobler seg fra. Enkelte PRO-skjermer har 24/7-sertifisering, som vil si at den kan stå på hele døgnet, hver eneste dag, uten å ta skade av det. Slikt takler ikke en “vanlig TV” i lengden. Velger du en PRO-skjerm fra oss, medfølger det også en service/support-avtale. Ryker skjermen innenfor garantiperioden, skifter vi den ut. Ryker TV’n du eventuelt kjøper på Elkjøp, må du montere den ned, ta den med deg og stå i kø for å få byttet den. Se våre anbefalte PRO-skjermer her
2 – VALG AV PROJEKTOR OG LERRET
En projektor bør bestilles fra en leverandør som er interessert i å levere noe som er tilpasset det rommet det skal brukes i. Veldig mange går i den berømte “lys-fella”, som gjør at en ender opp med et bilde som er tåkete og uleselig. Grunnen til at det skjer, er at lysstyrken i projektoren ikke takler lyset som kommer inn gjennom vinduene. Det kjente trikset er å slå av lyset og trekke for gardiner – men da blir det plutselig vanskelig å bl.a. å finne kaffekoppen og skrive notater:) I et typisk møterom, som har vinduer og mye naturlig lys inn – bør man gå for en projektor med 4000 til 5000 ANSI.
ANSI sier noe om lysstyrken i projektoren. Ikke kjøp en projektor som er laget for hjemmebruk, eller for bruk i totalt mørke rom! Disse har ofte ANSI på rundt 300, som blir for lite dersom projektoren skal brukes profesjonelt på et møterom.
Dersom det er ønskelig med en stor flate, faller valget ofte på et lerret fremfor skjerm. Husk at lerretet bør være dimensjonert med projektoren. Har du gått til innkjøp av en 16:9 projektor, bør du unngå å kjøpe et 4:3 lerret – og omvendt. Kjøp et motorisert lerret. Det er ikke så kostbart som mange tror – priser fra kr 3990,- og oppover. Dersom du bruker en profesjonell leverandør, vil vi tilrettelegge det slik at lerretet automatisk faller ned når noen kobler seg til med sin PC mot projektor. Projektoren vil også tenne automatisk. Etter 10 minutter (eller det antall minutter du ønsker), trekker lerretet seg opp igjen – når PC eller annen kilde er frakoblet. Vi kan også levere enkle styringspaneler, med knapper som kontrollerer lerret opp/ned, projektor av/på osv. Bakdelen med et ikke-motorisert lerret, er at slike har en tendens til å alltid henge nede. Dette fører til at møterommet ser litt rotete ut og ikke minst at det raskt kan komme skader på duken. Det er betydelig mer profesjonelt og brukervennlig med et motorisert lerret.
3 – SKJERMDELING
Har du opplevet å komme til et møtebord hvor det kun er en VGA kabel? Er du heldig, kan det være HDMI – men ikke akkurat den mini-HDMI som din pc har.. USB-C og mini-DP er 2 andre kontakter som er populære på nyere PC’er og Mac’s. Den imponerende presentasjonen du hadde laget, må kanskje sees på en liten PC skjerm, i stedet for på den store vegghengte PRO-skjermen eller lerretet – noe som kan få katastrofale følger. Kraften i presentasjonen din, blir aldri like imponerende på en liten PC-skjerm.
Første prioritet, er å tilby de typer adaptere som er mest vanlig å bruke. Våre “adapterkjeder” er unike. De er umulig å stjele med seg, fordi de er festet med wire rundt selve HDMI-kabelen. Velg de typer adaptere som er mest brukt hos dere. USB-C og mini-DP er 2 andre kontakter som er populære på nyere PC’er og Mac’s. Videre er det viktig å kable fornuftig mot selve skjermen. Vi anbefaler alltid en scaler, samt HDMI-extender. Da er man sikret sterke nok signaler – samt at formatet på det som vises på skjermen automatisk tilpasses det som kommer fra PC. Fella mange går i, er at man bruker kun HDMI-kabel på 10m (eller lenger). Dette medfører til svake signaler, som igjen fører til dårlig bilde. Dersom man i det hele tatt får et bilde, kan det være at formatet blir feil (dvs at bildet ditt får en sort ramme rundt – hele skjermflaten blir ikke benyttet). Den enkleste måten å dele skjerm på, er trådløst.Se mer info her. Bruk en profesjonell montør for oppgradering av møterommet, så får du en stabil og evigvarende løsning som fungerer hver eneste dag! Kontakt oss for befaring og oppgradering av møterommet!
4 – VALG AV HØYTTALERE
Høyttalere bør velges ut ifra hvordan rommet er formet, hvor stort det er – og ikke minst, hva slags lyd som primært skal ut gjennom høyttalerne.
Er rommet stort og rektangulært, kan det ofte være takhøyttalere som er hensiktsmessig. Dersom rommet er mindre og det kun er plass til 3-5 mennesker rundt bordet – kan en liten lydplanke være det mest fornuftige. Dersom det ofte skal vises presentasjoner som inneholder musikk, bør høyttalerne tilpasses deretter – og det bør bl.a. vurderes en sub-woofer for ekstra effekt/trøkk. I tillegg bør tilkoblingen fra PC gjøres enkelt. Ofte kobler vi høyttalerne/mixer direkte til projektor eller skjerm, slik at når bruker kobler seg mot en av disse – kobler man seg samtidig til høyttalerne. Snakk med en profesjonell rådgiver når det gjelder lyd på et møte/styrerom. Ta en prat med oss!
5 – VALG AV BORDMIKROFONER
Her er det også viktig å tenke på hvor stort rommet er – og om den bordmikrofonen man vurderer er laget for bruk i et så stort rom. Tommelfingerregel er at alle løsninger som koster mindre enn kr 1000,- aldri gir god lyd i møterom som er større enn 10-15 m2. Er møterommet større enn 15-20 m2, må man opp i pris. I tillegg er det som vanlig viktig å velge utstyr som er tilpasset bruket. Skal man koble seg til via mobiltelefon eller PC? Bør man velge en trådløs eller ledningsbasert løsning? En av flere feller, er “trådløs-fella”. Mange tenker “bluetooth” men ikke på konsekvensene. En bluetooth-mikrofon/høyttaler kan føre til forvirrede brukere. Se for deg et møterom hvor det iløpet av en uke er 10-20 personer innom. Alle har parret mobiltelefonen sin mot bluetooth-mikrofonen/høyttaleren, slik at enheten ligger i bluetooth-listen på telefonene til samtlige. Et viktig møte har startet og en kollega går tilfeldigvis forbi, samtidig som han snakker med samboeren i mobiltelefonen. Plutselig slår lyden inn på utstyret som står på møtebordet – og samboeren til kollegaen din jomer ut i møterommet. Ikke særlig flaut.. 🙂 Bruk heller ledningsbasert utstyr, dersom man skal bruke mobiltelefon/PC for tilkobling. Da eliminerer du typiske problemer rundt “trådløs parring” mot mobiltelefon. Sett kabelen inn i PC eller mobiltelefon – og du er klar. Enklere blir det ikke!
6 – VALG AV KONFERANSEUTSTYR
Dette er området med mest “feller” og hvor vi ser veldig mange ender opp med feil type utstyr, som ofte har 4-5 lag støv på seg – når vi kommer på besøk. De fleste er kjent med tradisjonelle telefonmøter – og de siste årene har videomøter blitt mer og mer vanlig. Det er også her viktig å velge utstyr som er tilpasset den plattformen man bruker (Skype, Cisco Jabber, Avavya, Polycom, Alcatel osv). Det er viktig å velge utstyr som er tilpasset rommet (antall m2). Velger man noe som ikke er dimensjonert for rommet – resulterer det i dårlig lyd og eventuelt bilde. Velger man utstyr som ikke er optimalisert for den type plattform man bruker, blir det ofte betydelig mindre brukervennlig. Dersom du tar en prat med oss – vil vi stille de korrekte spørsmålene, hvor svarene vi får geleider oss frem til den korrekte og mest hensiktsmessige løsningen. Det finnes uendelig mange løsninger på markedet, hvor produsentene lover “gull og grønne skoger”. Vi vet hva som fungerer – og ikke fungerer! Se et utvalg av hva vi anbefaler.
7 – BRUKERVENNLIGHET, BRUKERVENNLIGHET OG BRUKERVENNLIGHET Tenk deg en hverdag, hvor du kan si til kollegaen din “bare koble PCen din til DEN ENE kabelen her, så vil skjerm/projektor/lerret/høyttaler/mikrofon/kamera etc skru seg på”. Du tenker kanskje nå “det høres for godt ut til å være sant..” Dersom du involverer oss når møterommet skal oppgraderes, ordner vi det akkurat slik du ønsker – ved hjelp av løsningene til “CRESTRON“. Vi vil informere om mulighetene og du velger hva som vil være mest hensiktsmessig for nettopp deres bruk. Om man ønsker, kan man koble til og styre lys, aircondition, persienner osv fra et touchpanel på møtebordet – slik at alle justerbare forhold i rommet, blir PERFEKT når du skal dra igang din viktige og imponerende presentasjon.
8 – BOOKING AV MØTEROMMET
Hvor mange ganger har du blitt “kastet ut” av møterommet – fordi noen mener å ha booket det, på akkurat samme tidspunkt som det du har? Tilløp til håndgemeng er ikke uvanlig:) Du har helt sikkert også opplevd at møterommet er booket i kalenderen – men at møterommet står tomt? Et bookingspanel, som henger utenfor inngangsdøra til møterommet – løser dette. Du bekrefter at møtet har startet når du går inn. Det vil si at dersom det bookede møtet aldri starter (som ofte skjer) – blir rommet frigitt, slik at andre kan bruke det. Genialt! Løsningen synkroniseres med den interne kalenderen. Man kan i tillegg booke rommet direkte fra panelet, før man går inn i rommet. Dette gir optimal oversikt og kranglingen avtar.
9 – VIDEOMØTER PÅ TVERS AV PLATTFORMER
En klassiker er et videomøte som aldri blir noe av, fordi den ene parten har et eldre “Cisco/Tandberg” system, den andre parten bruker “Skype for Business” – mens den/de andre kanskje ikke har noen profesjonell videoløsning/plattform. Man ringer hverandre pr telefon i stedet for. Trist, når man har teknologien til å se hverandre! Det finnes en løsning. Vårt virtuelle møterom, støtter de aller fleste plattformer. Du kan til og med være med via din PC (nettleser) eller via nettbrett/mobiltelefon. Dvs at ALLE kan delta med lyd og bilde! Man kan være med fra sitt videosystem og/eller “Skype for Business”. Alle ser og hører hverandre – og alt som blir delt av presentasjoner osv, sees av alle. Opptak og streaming er inkluderte funksjoner. Ta kontakt med oss for kostnadsfri testing i 14 dager! Les mer her
10 – OPPLÆRING
Du kommer ikke unna det. Opplæring må til, selv hvor enkelt man selv føler det er! En ordentlig opplæring skader aldri. Det er viktig at SAMTLIGE medarbeidere vet hvordan møterommet fungerer. Ingen skal “grue seg” for å gå inn på møterommet – fordi det er så mye ukjent teknologi der. Vi tilbyr opplæring, samtidig med selve monteringen. Vi tilbyr i tillegg kvartalsvise oppfølginger, for å sikre at utstyr fungerer slik det skal og ikke minst at møterommet brukes.
Godt møte!
