Du må ikke dele alt – Ha personlige dokumenter i Teams
Når vår samarbeidspartner Bjørn Hopland leder Teams-workshops ute hos våre kunder, blir mange begeistret for mulighetene til å dele og samarbeide på dokumenter i Teams. Men han merker også en viss nøling. «Jeg vil jo ikke dele alle mine dokumenter i Teams. Kanskje jeg vil jobbe litt med et dokument før jeg deler det. Og noen dokumenter vil jeg jo ikke dele i det hele tatt. Kan jeg da bruke Teams til dette?»
Det som virket før er kanskje ikke godt nok i dag?
Mange, inkludert meg selv har gjennom de siste 20 årene hentet inspirasjon fra, og tatt i bruk teknikker basert på Getting Things Done – GTD™ , eller «Få ting gjort» som det heter på norsk. Jeg leste nylig den siste reviderte utgaven av boken fra 2019 og sammenlignet den med den første fra 2001. De er forbausende like, enda vår arbeidsform, verktøy, og ikke minst mengden av kommunikasjon og informasjon i epost, Teams og lignende verktøy har økt eksplosivt.
Har du 3 års erfaring med Teams – eller 1 års erfaring, 3 ganger?
Da jeg var HR ansvarlig i Microsoft Norge var rekruttering en viktig arbeidsoppgave. Alle ledere som skulle ansatte ba om det samme. De ville ansette noen med lang erfaring. Jeg lærte fort at det finnes to typer erfaring. Det er de som har 5 års erfaring der de hele tiden har lært og utviklet seg. Og så var det de som hadde ett års erfaring 5 ganger. Hvert år gjorde de bare det samme som året før.
Bør vi – og kan vi bruke mindre tid i Outlook og Teams?
I en travel arbeidshverdag der epost og Teams-meldinger strømmer på er det lett å jobbe for mye på innkommende, og at det blir lite tid igjen til egne oppgaver. For å balansere dette er min erfaring at du må gjøre egne oppgaver like synlige som oppgaver du gjør for andre. Da hjelper det å ha alt samlet i en oppgaveliste. Erfaringsmessig er det da enklere å ikke glemme å bruke tid på egne oppgaver.
Går jeg glipp av noe om jeg ikke bruker Microsoft OneNote?
Det er fremdeles mange som ikke har oppdaget OneNote, og holder seg til Word, Excel og PowerPoint. Noen har oppdaget det fordi barna bruker det på skolen, og noen blir introdusert til OneNote av en kollega. Nesten alle som bruker OneNote misjonerer gjerne om programmets muligheter til andre. Når du først har tatt det i bruk vil du helst ikke måtte klare deg uten.
Ny og bedre organisering av kanalsamtaler i Teams
En av de mest etterspurte endringene i Teams er nå hasteinnført i det Teams-programmet vi kjenner og mange av oss har jobbet med i flere år. Endringen skulle egentlig være en del av «Nye Teams» der hele appen er programmert på nytt for å være mer effektiv, og bruke mindre ressurser på datamaskinen din.
